Há 10 anos atrás, quando comecei minha primeira empresa, tive a alegria de poder trabalhar em Home Office, algo que eu desejava fazer desde meus 15 anos de idade. Logo no início, imaginei que fazer meu próprio horário, trabalhar de casa e usar roupas confortáveis seria muito mais simples do que ter me arrumar e me locomover todos os dias até o escritório. Eu estava errado. Vivenciando o dia-a-dia de home office pude observar que existiam muitos desafios para que eu pudesse me manter produtivo e entregando resultados como eu costumava entregar no escritório.

Pensando nisso, resolvi compartilhar os maiores aprendizados que tive durante esse período para poder ajudar quem agora está vivendo este momento home office.

Vista-se e Arrume-se para o trabalho

“Agora em home office ou eu estou de pijama de dia ou de pijama de noite”

-Anônimo

Embora seja bastante tentador trabalhar de pijama ou só colocar a parte de cima da roupa para “se sentir mais à vontade” essa prática pode aumentar sua ansiedade assim como te levar ao famoso burnout (esgotamento físico e mental).

Sabe aquele sentimento de que o trabalho nunca termina ou que nunca rende quando se está em casa? Continuar usando as mesmas roupas faz com que você se sinta assim, “vivendo um único momento interminável”: por isso, é essencial que você use o ritual de mudança de roupas tanto para poder focar no trabalho quanto valorizar seu horário de descanso.

Separe seu espaço de trabalho de seu espaço pessoal

Na sequência, separe seu espaço de trabalho do seu espaço pessoal pelo exato mesmo motivo: o trabalho em casa “contamina” o espaço de descanso, fazendo com que você não desligue dos problemas do dia-a-dia e, consequentemente, não descanse de verdade. Da mesma forma, se sua vida pessoal “contamina” o seu trabalho, dificilmente você consegue arrumar o foco que precisa para realizar as tarefas necessárias.

Portanto, mesmo que você more em uma república, kitnet ou em um apartamento pequeno, reserve uma cadeira ou um cantinho para só ser usado para trabalho. Se o espaço for realmente pequeno, guarde seus materiais e equipamentos de trabalho em um armário ou em uma mochila para que sua casa possa voltar a ser “casa” novamente.

Defina horários fixos para o trabalho – e para o descanso

O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.

-Lei de Parkinson

Definir horários fixos para o trabalho e para o descanso é a melhor forma de gerenciar tanto o cansaço como o descanso. Porém, não acredite que você vai conseguir logo de primeira cumprir com seus horários de início: geralmente, em casa, por termos “mais tempo” para dormir até mais tarde, tomar café, etc., costumamos a viver na lógica do “só mais 5 minutos” e, por fim, nunca começamos.

A melhor estratégia para lidar com isso é aprender a respeitar seu horário de descanso, ou seja, aprender a encerrar religiosamente seu expediente às 17:00, por exemplo – independentemente de você ter se atrasado para começar ou não.

Esse limite te induz a procrastinar menos e te faz mais produtivo, uma vez que você não tem mais:

1. A desculpa para si mesmo de “se eu precisar vou trabalhar até mais tarde”;
2. A necessidade de cumprir “só mais essa tarefa”.

Além disso, essa estratégia previne também o famoso burnout (esgotamento físico e mental).

Tornar seu tempo de descanso indisponível para o “avanço” do trabalho faz com que você, ao trabalhar, valorize, racione e priorize mais o seu tempo de trabalho, evitando a procrastinação; podemos chamar isso de “hackear a Lei de Parkinson'”.

Essa é a melhor maneira de educar a si mesmo sem se frustrar quanto à falta de disciplina, mantendo sua motivação e descanso em dia e melhorando, gradualmente, sua forma de trabalhar.

Limpe seu espaço de trabalho antes de começar

Limpar o espaço onde você vai trabalhar antes de começar é uma ótima maneira de avisar sua mente e seu corpo que “o trabalho já começou” – além de ter como consequência um espaço mais organizado e agradável para trabalhar.

Evite trabalhar em meio a bagunça para que você possa sempre ter o sentimento de “folha em branco”, ou seja, de um novo dia.

Trabalhar em um espaço desorganizado e bagunçado faz com que você sinta que “todo dia é o mesmo dia”, criando a ideia de que “os problemas de ontem são também os problemas de hoje e serão os problemas de amanhã”, te impedindo de pensar com clareza e de focar nas soluções ao invés dos problemas.

Tenha um espaço de trabalho ergonômico e confortável

Ter um espaço de trabalho ergonômico e confortável pode parecer desnecessário de início mas se você precisa passar muitas horas – ou o dia todo – em frente ao computador, entenda que esse ponto é crucial para você se manter saudável e, em consequência, produtivo.

Quando eu estava completando quase 3 anos de trabalhos home office, comecei a sentir dores no ombro que, depois de algumas semanas, chegaram ao meu cotovelo e se tornaram agudas. Foi aí que eu descobri que estava sofrendo de Escápula Alada, uma condição médica debilitante causada pelo esforço repetitivo devido a combinação errada da altura da cadeira em relação à minha mesa de trabalho. Ainda sinto dores até hoje devido a essa condição.

Portanto, faça seu espaço de trabalho ser o mais confortável e ergonômico possível: isso vai te tornar mais produtivo e ainda te salvar de muitas dores de cabeça no futuro.

Caso você precise de um lugar para encontrar mesas, cadeiras, etc. para seu escritório, seja ele em casa ou não, nós recomendamos a Regra, nossa cliente e parceira que montou nosso escritório focando em torná-lo 100% ergonômico e confortável – até o projeto eles fizeram. Pode ligar lá que eles ajudam em tudo nesse sentido! 🙂

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Caso você precise de uma empresa para garantir a saúde e segurança do trabalho de sua equipe, também recomendamos a Ágil Ocupacional, nossa parceira em consultoria e assessoria em segurança do trabalho. Eles são muito atenciosos e se preocupam mesmo com o bem-estar no trabalho, pode ligar lá.

Crie um ritual de início

Rituais são importantes para que seu cérebro entenda “o que está acontecendo” e programe-se para o momento. Assim, crie rituais de início para que você se acostume mais rápido com a “mentalidade de trabalho” e comece a produzir o quanto antes.

A título de exemplo, aqui vai um ritual de início:

1. Varrer o chão;
2. Preparar o café;
3. Ler notícias;
4. Ler e responder e-mails;
5. Ler e responder mensagens de trabalho;
6. Abrir sua agenda, seu caderno e sua lista de tarefas a serem realizadas no dia.

Lembre-se: você deve ter seu próprio ritual de início e ele não necessariamente precisa ser produtivo; o mais importante é que ele seja fácil, agradável e te traga de maneira gradual até ao estado de foco (flow).

Use fones de ouvido e ouça músicas que você já conhece de cor

Seu cérebro busca decifrar e entender o que está acontecendo a todo tempo e o tempo todo. Assim, sempre que ele encontrar algo novo ou fora do esperado (interrupção), ele vai se esforçar para compreender o que é.

Esse comportamento se chama cognição e acontece automaticamente – mesmo que você não perceba. Apesar de parecer algo bobo ou simples, sua cognição consome atenção, energia e recursos fisiológicos necessários para que você entre em seu estado de foco (flow).

Por essa razão, procure usar fones de ouvido com músicas que você já conhece de cor-e-salteado de modo a evitar que seu cérebro busque “entender” coisas novas que podem tirar o seu foco.

Além disso, fones de ouvido ajudam você a se isolar do ambiente, evitando interrupções desnecessárias. Use isso ao seu favor.

Bônus: Você pode criar mudanças de humor através das músicas que você ouve. Preste atenção em como determinadas músicas fazem você se sentir e use isso a seu favor. Às vezes é possível melhorar aquele dia ruim apenas por escolher ouvir certo gênero musical, álbum ou artista. Faça o teste e descubra um pouco mais sobre si.

Verifique seus e-mails e redes sociais apenas 2 vezes ao dia (ou o mais próximo disso possível)

Essa estratégia é apresentada por Peter Drucker, um dos pais da Administração Moderna, em seu livro “O Gestor Eficaz”. Peter Drucker argumenta que:

Toda urgência que não é médica pode aguardar pelo menos 2 horas até ser atendida.

Assim, ele coloca como conclusão que “nada é tão urgente que não possa esperar” e que, na maioria dos casos, o que as pessoas chamam de “urgente” nada mais é do que “importante” no máximo – e pode aguardar até a próxima vez que você for olhar suas notificações.

Crie o hábito de verificar e-mails e redes sociais apenas duas vezes ao dia (por exemplo, às 8:00 e às 20:00) e comunique isso para as pessoas. Desta forma, todos a sua volta irão se acostumar a enviar mensagens e aguardar seu retorno dentro do seu tempo e da sua programação, deixando você livre para focar no trabalho.

Caso você precise de ajuda com relação ao uso de e-mails, redes sociais e sistemas de modo geral, Joaquim Fantin pode te ajudar nisso! 😉

Leia notícias apenas em seu horário de descanso

Se manter informado é importante, porém não é essencial que você esteja “tão informado” para este exato momento do agora. Dificilmente uma notícia de agora afeta sua vida neste exato momento. Além disso, notícias geralmente são elaboradas e pensadas para “gerarem impacto”, o que pode criar ansiedade desnecessária.

Portanto, busque evitar ficar “se atualizando” durante o dia para que você não altere seu humor e perca sua paz de espírito. Lembre-se sempre: paz de espírito não tem preço.

Tenha um caderno e use-o para anotações diversas

Ter um caderno onde você anota tudo é uma forma de “saber que está lá” mesmo que você esqueça. A ideia aqui é saber que, caso você precise de alguma informação, conseguirá recuperá-la de maneira relativamente simples. Assim, aqui vai uma lista de boas práticas de anotações:

1. A cada novo dia, uma nova folha;
2. Anote sempre o dia no topo da folha;
3. Em caso de reunião, anote o tema e com quem é a reunião;
4. Em caso de anotações do dia-a-dia, use a folha de maneira livre sem se preocupar com forma ou formato de suas anotações;
5. Nunca destaque folhas ou anote nada em folhas soltas;
6. Revise seu caderno semanalmente para consolidar os aprendizados da semana.

Utilizando-se destas boas práticas, você verá que seu caderno será seu maior aliado evitando que você passe por aqueles momentos de “anotei/guardei mas não sei onde”.

Planeje o seu dia seguinte e deixe sua Lista de Tarefas (checklist) em seu caderno

Antes de encerrar cada dia, tome um tempo para listar tudo o que você fez e o que ainda falta fazer, priorizando o que você deve fazer no dia seguinte. Assim, você nunca iniciará um dia “caçando coisas para fazer”. Isso é importante pois reduz o esforço para entrar em estado de foco (flow), criando uma sequência de realizações e aprendizados diários, semanais, mensais, e assim por diante.

Importante: Nunca se esqueça de marcar o que você já realizou. O senso de realização é importante para que você consiga sentir que está progredindo, mantendo assim sua motivação.

Utilize técnicas de GTD – Getting Things Done (Fazendo as Coisas Acontecerem)

Existem muitas pessoas estudando a arte de “Fazer As Coisas Acontecerem”, ou seja, a arte de praticar a Autogestão de modo a realizar atividades e tarefas da melhor maneira possível dentro do tempo disponível.

Assim, existem muitas técnicas criadas e pensadas exatamente nesse sentido porém, o mais importante, é que você encontre uma técnica que seja confortável e faça sentido para você.

Portanto, vou listar algumas delas apenas para exemplificar o que é GTD e convido você a procurar saber mais a respeito.

Lista de Tarefas (Checklist)

Sim! A lista de tarefas que citei acima é uma das técnicas de GTD mais simples que existem e consiste em apenas listar cada uma das tarefas colocando um quadradinho para anotar o que está feito e o que não está.

Quadro de Tarefas (Kanban)

Muito famoso pelo seu uso indiscriminadamente colorido de Post-It’s, o Kanban nada mais é do que um quadro de tarefas separadas por status de “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Quase igual ao checklist mas com o benefício de ser visual e bem claro para entender “o que” e “quanto” falta a fazer, “o que” e “quanto” está sendo feito e “o que” e “quanto” está feito.

Técnica do Relógio de Cozinha (Pomodoro)

A técnica do relógio de cozinha, conhecida como Pomodoro, é a técnica de listar atividades, priorizá-las e depois executá-las de maneira contínua e focada por 25 minutos para depois descansar 5 minutos.

Caso você precise de apoio no direcionamento, comunicação e gestão de tarefas e de conhecimento de sua empresa, entre em contato conosco que nós podemos ajudar.

Tenha uma agenda

Por mais trivial que pareça, ter uma agenda e cumprir com seus compromissos não é nada simples – e, acredite se quiser, muitas empresas e empresários não possuem uma.

Seja ela física ou dentro de um aplicativo (Ex: Google Calendar), uma agenda te auxilia a planejar, organizar e executar todos os projetos e ações que devem acontecer paralelamente, ou seja, te ajuda a dar vazão a tudo que tem para ser feito. Desta forma, sempre que você iniciar seu trabalho, saberá exatamente o que vai acontecer no seu dia e terá a possibilidade de se programar para o que está por vir.

Não tenha medo de agendar eventos e reuniões para o futuro “distante” – como daqui um ou três meses (ou mais). Essa é uma prática saudável que te auxilia a dar tempo e espaço para tudo o que realmente importa.

Nunca perca o foco em cumprir com sua agenda “no minuto” – porém, não se preocupe caso você não consiga cumprir com isso logo de início pois, afinal de contas, este é um hábito a ser criado.

Faça reuniões periódicas com sua equipe

“Reunião que não termina com um plano de ação não é reunião: é fofoca” – Paul Peter Boilesen

Outro aspecto essencial para ter em mente é fazer bom uso de reuniões com sua equipe.

Reuniões são desgastantes, além de consumirem tempo que poderia estar sendo utilizado para realização de tarefas – ou de outras reuniões. Assim, evite reuniões longas – ou ficar online no Skype o dia todo – com sua equipe.

Faça com que todas as reuniões com sua equipe:

1. Sejam agendadas de maneira periódica (diariamente ou semanalmente);
2. Tenham objetivo claro e definido;
3. Tenham horário de início e horário de fim;
4. Terminem com uma lista de tarefas a serem feitas para cada membro participante (plano de ação).

Garantindo isso, você permite que todos tenham a possibilidade de se planejarem e se organizarem de sua própria “melhor maneira” possível, evitando desperdícios e desgastes e aumentando a produtividade de todos.

Caso você precise de ajuda para implantar reuniões eficazes e gestão de agenda entre você e sua equipe, nós também podemos te ajudar nisso. Entre em contato conosco conosco. 🙂

Comunique e eduque sua equipe, sua família, seus amigos e seus contatos quanto ao seu modo de trabalhar

Organize seu dia de modo a ter “janelas” de comunicação, ou seja, horários pré-definidos para ler e responder mensagens. Feito isso, comunique a todos sobre quais são e quando acontecem suas “janelas”.

Assim, sempre que alguém precisar entrar em contato o fará de maneira a não te interromper e sem impactar o seu trabalho – e sem criar expectativas irreais.

Não se irrite ou perca a paciência caso alguém tente atravessar sua agenda por ver você “em casa”. Lembre-se que este é um processo educativo que leva tempo até estar completo. Mesmo que você já tenha explicado “mil vezes” sobre como seus horários funcionam, explique mais uma vez. A repetição e a calma são as chaves do sucesso da comunicação.

Caso você precise de ajuda para estruturar sua comunicação institucional junto a sua equipe, seus clientes, seus fornecedores e seus parceiros, entre em contato com a Há Propósito.

Aproveite seu descanso da melhor maneira possível e imaginável

O descanso é a chave da disciplina. Respeite ele e você conseguirá respeitar todos os seus horários.

Pode parecer besteira pensar que o descanso tem algo a ver com a disciplina, mas a realidade é que só consegue manter a disciplina quem está devidamente descansado. Além disso, é mais fácil ter disciplina com o descanso do que com o trabalho – o que faz deste um ótimo treino.

Desligue sua cabeça do trabalho, ou seja, descanse de verdade. Faça atividades que sejam apenas para a sua satisfação e não para “aproveitar e adiantar algo”.

Aqui vale sempre a reflexão: “você vive para trabalhar ou trabalha para viver?”

Algumas pessoas têm dificuldade em desligar do trabalho por este ser “sua zona de conforto”: às vezes é mais fácil lidar com o trabalho do que com a vida pessoal. Se este for o seu caso, é importante que você reflita sobre sua vida como um todo para que você possa encontrar um equilíbrio. Além disso fazer bem para sua saúde, também te tornará mais produtivo. Precisando de ajuda neste sentido, converse com o Bruno e a Paula da EuQueroEuCrio. Eles com certeza podem ajudar.

Esteja pronto para errar e ser improdutivo

Ninguém nasceu sabendo nada e ninguém acerta nada de primeira. Assim, esteja sempre preparado para errar, ser improdutivo e falhar com sua própria agenda: errar é parte do processo de aprendizado.

Assuma a responsabilidade por seus erros e pense no que você poderia ter feito diferente para não ter errado.

Porém, evite se cobrar além do que deveria. É importante esperar mais de si mesmo mas, ao mesmo tempo, entender os “porquês” dos erros é mais importante do que ficar se crucificando.

Uma antiga líder de projetos com quem tive o prazer de trabalhar sempre me falava:

“A dor é inevitável mas sofrer é opcional”

Reduza o tempo de dor e foque em como mudar suas ações para não errar novamente. Repita isso até conseguir lembrando sempre que todo aprendizado leva tempo.

Finalmente e o mais importante de tudo: reconheça sempre suas pequenas vitórias e evoluções. Como diz um grande cliente e amigo nosso “quem não comemora não merece p**** nenhuma”.

Conclusão

Trabalhar em Home Office é tão desafiador quanto trabalhar em escritório e, por isso, requer prática e paciência. Mais uma vez, não se preocupe caso você não acerte de primeira, isso faz parte do processo de aprendizado. Com o tempo você vai acertar.

Espero que este texto tenha ajudado e, caso tenha alguma crítica, sugestão ou dúvida, coloque nos comentários ou entre em contato conosco! Ficaremos muito felizes em ter seu retorno.

Até semana que vem! 🙂

Bônus 1: Como se manter vendendo enquanto em home office

Embora possa parecer um grande desafio manter-se vendendo enquanto em home office, existem ótimas soluções neste sentido considerando a internet e as redes sociais como bons aliados nessa missão.

Para isso, é importante que você:

1. Descreva todos os seus produtos e serviços;
2. Elabore estratégias para vendas de produtos online (E-commerce e Marketplaces);
3. Elabore estratégias para digitalização de serviços;
4. Prepare a comunicação e marketing de sua empresa, assim como de todos os seus produtos e serviços considerando sua Proposta de Valor (a quem ajudam e como ajudam);
5. Disponibilize canais de atendimento (Whatsapp, telefone, etc.) para que seus clientes possam falar com “pessoas de verdade” do outro lado da linha.
6. Mantenha o contato de seus clientes de maneira sistemática em sua agenda.

Lembre-se: se tudo isso é novo pra você, você vai estar aprendendo muitas coisas novas. Portanto, não deixe de anotar tudo em seu caderno e de registrar essas informações de modo que sua equipe possa participar do processo de criação e melhoria destes processos.

Caso você precise criar um site, estruturar suas redes sociais e planejar ações estratégicas de comunicação e vendas online, entre em contato com a Agência Ummagumma, eles são ótimos nisso!

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Caso você precise de ajuda para manter uma equipe de força de vendas, a Velis é especialista em gestão de força de vendas e distribuição. Acesse aqui o site deles e confira as melhores dicas para você se manter vendendo mesmo que através apenas do telefone e do computador.

Bônus 2: Cuidado com o café!

Alimentação é a chave para você poder se manter ativo e com a cabeça funcionando. Portanto, evite substituir refeições por comidas congeladas e salgadinhos. Isso realmente faz muita diferença.

Além disso, cuidado com o café! Café e açúcar em excesso são ótimos apenas para gerar ansiedade – e péssimos para o foco. Tome cuidado, descubra e respeite seus limites e mantenha-se saudável e você estará bem. 🙂

Caso você queira ter mais opções do que só o café, entre na página da Natuor e descubra chás e outros produtos que também ajudam sua saúde e até produtos para manutenção de foco e concentração.