Como tomar decisões certas e em menos tempo

Como tomar decisões certas e em menos tempo em meio a crise - e ao trabalho remoto


Escrito por Jonathan Boilesen em 15 de julho de 2020 às 18:23 | 676 visualizações


Toda crise tira o chão de executivos e empresários. Não é mais possível ter qualquer certeza e muito menos qualquer previsibilidade. Neste contexto, o stress envolvido para a tomada de decisões torna-se gigantesco dada a dificuldade de saber se estamos tomando as decisões certas que irão garantir a sobrevivência e até mesmo o crescimento de nossas empresas - questões que impactam nossas vidas tanto no aspecto profissional como no pessoal e emocional.

Assim sendo, é essencial adotar uma metodologia de planejamento que considere testes e verificações de resultados a curto e médio prazo, de modo que decisões acertadas sejam amplificadas e decisões equivocadas sejam revisadas e corrigidas pela equipe de gestão.

Mas, como fazer isso?

Embora isso possa parecer óbvio e até mesmo trivial para alguns, realizar isso tudo de maneira sistemática e assertiva - independente do trabalho ser remoto ou presencial - exige a aplicação de algumas técnicas básicas e fundamentais que muitos desconhecem - ou conhecem e nunca tiveram experiência em realizar.

Portanto, aqui segue uma lista com cada uma destas técnicas para que você e sua equipe possam reduzir o tempo - e o stress - com a tomada de decisões acertadas - mesmo que em tempos de crise.

0. Pratique uma boa Dieta de Informação

Em épocas de crise, os canais de mídia ficam lotados de notícias repetidas. Embora esse consumo de informação possa parecer inofensivo, ele não é, pois consome, além do nosso tempo, nossa energia cognitiva.

Lembra da história que tanto Steve Jobs quanto Mark Zuckerberg possuem em seu armário exatamente as mesmas roupas para todos os dias da semana, ao estilo "Turma da Mônica"? Eles tomaram essa decisão para reduzir a quantidade de decisões que precisam tomar todos os dias pois a todo momento nosso cérebro está decidindo - através do nosso sistema cognitivo - até mesmo sobre as coisas mais simples da vida como "vou de camiseta preta ou de camiseta branca?".

Este processo de tomada de decisões é bastante automático e não possuímos muito controle sobre ele. Por isso, é importante observar que as informações que nos rodeiam consomem nosso esforço e energia, tanto para decidir e analisar se estas informações são úteis ou não, como sobre o que vamos fazer a respeito delas depois de termos decidido.

Para se ter uma ideia, existem pesquisadores até que afirmam que o excesso de informações nos deixa menos inteligentes.

Por estas razões, busque praticar uma boa Dieta de Informação, ou seja, tenha clareza sobre quais conteúdos e dados cercam seu dia-a-dia de modo a dar devida atenção apenas ao que realmente importa:

  1. Selecione canais pontuais, confiáveis e específicos de conteúdo relevante para sua vida e empresa
  2. Selecione e mantenha uma base de relatórios e indicadores estratégicos sobre sua empresa e seu mercado
  3. Separe apenas dois horários ao dia para lidar com e-mails e redes sociais

Assim você começa a desenvolver a noção sobre o que é realmente prioridade - se sentindo até mesmo com menos cansaço ao final do dia - e, principalmente, levando menos tempo para tomar boas decisões em seu dia-a-dia.

Lembre-se sempre: boas informações são a base para todas as boas decisões.

"Se as pessoas dispõem de informações melhores, tomam decisões melhores. Ponto final." -Suzanne Muchin, CEO da Civitas

1. Antes de mais nada, faça seu Planejamento Estratégico

Estabelecida a base sobre o consumo consciente de informações na Era da Informação, seguimos então para dar a devida atenção em como fazer com que toda sua empresa passe a compreender prioridades e a tomar boas decisões em menos tempo mesmo em cenários de incerteza: elaborando seu Planejamento Estratégico.

Todo Planejamento Estratégico auxilia sua empresa a:

  1. Compreender seu contexto, mercado, concorrência e setor;
  2. Antecipar riscos e identificar oportunidades;
  3. Compreender a si mesma quanto a seus principais objetivos e valores;
  4. Definir diretrizes em como atuar na busca e realização destes objetivos.

Por esta razão, o Planejamento Estratégico é o primeiro passo para reduzir o tempo e o stress com a tomada de decisões no dia-a-dia, uma vez que este define a direção (diretrizes de ação) de sua empresa como um todo, de modo que toda sua equipe possa tomar decisões sem ter de reunir mais pessoas - e sem divergir em questões fundamentais já definidas.

Empresas que não possuem um Planejamento Estratégico ficam sem direção, tornando cada nova tomada de decisão uma saga: reunindo toda equipe, passando horas e horas discutindo e debatendo opções e possibilidades e muitas vezes falhando em chegar a uma decisão prática, tangível, realizável e mensurável.

Para saber mais sobre como funciona um Planejamento Estratégico e como ele entrega estes e outros benefícios para sua empresa, clique aqui.

2. Estruture sua Gestão Estratégica

Ao ter elaborado o Planejamento Estratégico de sua empresa, é chegado o momento de estruturar sua Gestão Estratégica.

Gestão Estratégica é o termo utilizado para referenciar a execução dos Planos de Ação de um Planejamento Estratégico

Para isso, recomendamos:

  1. Agendar reuniões semanais - ou quinzenais - de Planejamento e Revisão de Resultados com cada equipe
  2. Agendar reuniões diárias de, no máximo, 15 minutos para todos compartilharem o status de suas tarefas
  3. Implantar um sistema online de Gestão de Projetos

Chamamos este formato de trabalho Ciclo de Planejamento - Execução - Revisão.

Ao fazer estas Reuniões de Planejamento e Revisão a cada semana ou a cada quinze dias, todas as equipes passam a rever, analisar e verificar o trabalho que realizaram nos últimos dias, identificando problemas, endereçando obstáculos e compartilhando lições aprendidas, de modo a realizar um novo planejamento para os próximos dias com maior embasamento e noção de contexto e realidade.

Assim, as Reuniões Diárias de 15 minutos para compartilhamento de status ajudam todos a compreenderem o que está sendo realizado e quais dificuldades estão sendo encontradas, alinhando expectativas e possibilitando o apoio mútuo.

Em conjunto com estas reuniões, implantar um sistema online de Gestão de Projetos é essencial para que todos:

  1. Tenham clareza sobre o que - e quando - devem entregar
  2. Guardem o histórico de execução de cada tarefa
  3. Registrem o seu tempo de trabalho para cada tarefa
  4. Compartilhem informações importantes

Deste modo sua Gestão Estratégica passa a ter maior maleabilidade e adaptabilidade de ação assim como maior previsibilidade de ocupação, colhendo informações fundamentais para antecipar situações e planejar de maneira acertada - e tudo isso mesmo que trabalhando remotamente.

Clique aqui para obter ajuda na definição e implantação de processos e sistemas para sua empresa.

3. Implante processos de Gestão de Conhecimento

Um dos maiores ativos de uma empresa é o Ativo Intelectual que ela gera. Pense em quantas horas já foram dedicadas dentro de sua empresa para desenhar processos, estruturar planilhas e tudo mais. Pense também em quantos erros já foram cometidos dentro de sua empresa que poderiam ter sido evitados se as pessoas já tivessem aprendido como fazer algo antes de precisarem fazer.

Assim, para que você reduza a quantidade de decisões que você e sua equipe precisam tomar todos os dias - e também reduzir a quantidade de erros dentro do processo de aprendizado de todos - é fundamental implantar processos de Gestão de Conhecimento em sua empresa.

Deste modo, agora que sua empresa está estruturada quanto a sua Gestão Estratégica, é chegado o momento de implantar métodos e processos de Gestão de Conhecimento para que:

  1. Novos membros de equipe tenham clareza sobre suas atribuições e responsabilidades;
  2. Todos possam aprender e ter ciência sobre técnicas, métodos e processos;
  3. Todos tenham acesso a informações importantes e lições aprendidas.

Para fazer isto, implante sistemas no formato de Fórum de Discussão ou Wiki e compartilhe com todas as suas equipes e departamentos boas práticas sobre o que deve ser compartilhado - e como compartilhar.

Isto fará com que sua empresa passe a ter uma Base de Conhecimento incremental, melhorando a cada dia e possibilitando maior compreensão sobre seu funcionamento e desenvolvimento.

Clique aqui para obter ajuda na implantação da Gestão de Conhecimento de sua empresa.

4. Mantenha seu Controle Financeiro em dia

Como dito anteriormente, bons dados são a base para boas decisões e, assim, é primordial manter seu controle financeiro em dia para ter em mãos relatórios financeiros precisos e reais para poder tomar decisões baseadas em fatos, reduzindo o tempo gasto com especulações e debates infrutíferos com o tema "do que deve ter acontecido", direcionando nosso foco para questões práticas.

Para manter um bom controle financeiro só é necessário ter disciplina, uma vez que as tarefas de registro de entradas e saídas, vendas e compras são bastante repetitivas. Por isso, busque automatizar esses processos o máximo que puder mas não espere essa automação para fazer seu controle pois o mais importante é ter anotado de maneira clara cada operação dentro de sua respectiva data: assim fica fácil para tratar estes dados em planilhas e transformá-los em relatórios e indicadores estratégicos.

Observação: cuidado para não confiar seu controle financeiro apenas em seu extrato bancário uma vez que dele não é possível extrair valores de vendas, compras e condições de pagamento.

5. Descanse com qualidade

Além de todos os aspectos técnicos e práticos para melhorar nossa capacidade de tomada de decisão, é fundamental estabelecer uma rotina de descanso de qualidade.

Em períodos de crise, ainda mais quando estamos em home office, é normal exceder o horário de trabalho e ignorar parte de nosso tempo de descanso. Porém, esta é uma prática a se evitar uma vez que ela reduz nossa capacidade cognitiva e, em consequência, nossa produtividade e capacidade de tomar decisões - da mesma forma como citado acima.

Por isso, para melhorar sua capacidade de tomar boas decisões e reduzir o tempo gasto com elas, é também essencial descansar com qualidade.

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Estas são as nossas estratégias para tomar decisões certas em menos tempo em meio a crises. E você? Conhece alguma outra estratégia para melhorar sua capacidade de tomada de decisões durante períodos difíceis?

Comente e compartilhe com nossa comunidade aqui nos comentários.

Obrigado por seu tempo e sua leitura e até a próxima!

Jonathan Boilesen

Jonathan Boilesen

Técnico em Informática pelo COTIL/UNICAMP e Bacharel em Ciência da Computação pela Unicamp com certificados de estudos em Sistemas de Informação e Engenharia de Software, começou aos 12 anos a trabalhar como autônomo em administração de redes e suporte a usuários e, em 2009 - aos 19 anos-, abriu sua primeira empresa de Marketing Digital. Desenvolveu aplicativos e sistemas em Data Mining, Data Science e Business Intelligence, criando soluções estratégicas por empresas onde passou e sendo premiado como colaborador de destaque no Instituto de Pesquisas Eldorado pela criação de uma ferramenta de automação de análise de dados e no Google Summer of Code 2014 pela criação de uma ferramenta de visualização em grafos de linguagens de expressão biológica. Apaixonado por sociologia, filosofia e economia e indignado com distância entre a teoria e a prática da administração de empresas e da gestão de projetos de base tecnológica, hoje atua ajudando e capacitando executivos e empresários em planejamento e gestão estratégica, inteligência de negócios e inovação, utilizando metodologias ágeis.


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